Datenschutz­erklärung

1. Datenschutz auf einen Blick

Verantwortlich für die Datenverarbeitung

Verantwortlich für die Datenverarbeitung nach den Vorschriften der Datenschutzgrundverordnung (DSGVO) ist:

2. Allgemeine Informationen zur Datenverarbeitung

Im Rahmen unseres Geschäfts- und Webseitenbetriebs verarbeiten wir Daten.

Dies umfasst auch die Offenlegung durch Übermittlung an Dritte und ggf. in sogenannte Drittstaaten außerhalb der Europäischen Union („EU“) und des Europäischen Wirtschaftsraums („EWR“). Soweit wir Daten außerhalb der EU oder des EWR übermitteln, haben wir dies nachfolgend entsprechend gekennzeichnet.

3. Datenverarbeitung

Die im Einzelnen betroffenen Daten, Verarbeitungszwecke, Rechtsgrundlagen, Empfänger und ggf. die Übermittlungen in Drittstaaten sind in der nachfolgenden Aufstellung aufgeführt:

Logdatei beim Webseitenbesuch

Wir protokollieren Ihren Webseitenbesuch. Dabei verarbeiten wir:

• Name(n) unserer abgerufenen Webseite(n),
• Datum und Uhrzeit des Abrufs,
• die übertragene Datenmenge,
• den Browsertyp nebst Version,
• das von Ihnen genutzte Betriebssystem,
• die Referrer-URL (die zuvor besuchte Webseite),
• Ihre IP-Adresse,
• den anfragenden Provider.

Rechtsgrundlage der Datenverarbeitung ist gemäß Art. 6 Abs. 1 f) DSGVO unser überwiegendes berechtigtes Interesse an der fortlaufenden Bereitstellung und Sicherheit unserer Webseite.

Die Logdatei wird nach sieben Tagen gelöscht, es sei denn, diese wird benötigt, um konkrete Rechtsverletzungen, die innerhalb der Aufbewahrungsfrist bekannt geworden sind, nachzuweisen oder aufzuklären.

Hosting

Zur Bereitstellung unseres Onlineauftritts nutzen wir Dienste von Hetzner Online GmbH, Industriestr. 25, 91710 Gunzenhausen (nachfolgend „Hetzner“), welche die oben genannten und sämtliche im Zusammenhang mit dem Betrieb dieser Website zu verarbeitenden Daten (Logdatei beim Webseitenbesuch) in unserem Auftrag verarbeiten.

Rechtsgrundlage der Datenverarbeitung ist gemäß Art. 6 Abs. 1 f) DSGVO unser überwiegendes berechtigtes Interesse an der Bereitstellung unserer Webseite.

Einwilligung in die Nutzung von Cookies.

Damit unsere Webseite ordnungsgemäß funktioniert, verwenden wir Cookies. Um Ihre gültige Zustimmung zur Verwendung und Speicherung von Cookies in dem Browser, den Sie für den Zugriff auf unsere Webseite verwenden, zu erhalten und dies ordnungsgemäß zu dokumentieren, verwenden wir eine Zustimmungsmanagement-Plattform: CookieFirst. Diese Technologie wird von Digital Data Solutions BV, Plantage Middenlaan 42a, 1018 DH, Amsterdam, Niederlande, bereitgestellt. Webseite: https://cookiefirst.com bezeichnet als CookieFirst.

Wenn Sie auf unsere Webseite zugreifen, wird eine Verbindung mit dem Server von CookieFirsthergestellt, um uns die Möglichkeit zu geben, von Ihnen eine gültige Zustimmung zur Nutzung bestimmter Cookies zu erhalten. CookieFirst speichert dann einen Cookie in Ihrem Browser, um nur die Cookies aktivieren zu können, in die Sie eingewilligt haben, und um dies ordnungsgemäß zu dokumentieren. Die verarbeiteten Daten werden so lange gespeichert, bis die vorgegebene Speicherfrist abläuft oder Sie die Löschung der Daten verlangen. Abweichend hiervon können bestimmte gesetzliche Aufbewahrungsfristen gelten.

CookieFirst dient der Einholung der gesetzlich vorgeschriebenen Einwilligung zur Nutzung von Cookies. Rechtsgrundlage hierfür ist Artikel 6 Absatz 1 Buchstabe c der Datenschutzgrundverordnung (DSGVO).

Datenverarbeitungsvertrag

Wir haben mit CookieFirst einen Vertrag zur Datenverarbeitung abgeschlossen. Dabei handelt es sich um einen datenschutzrechtlich erforderlichen Vertrag, der sicherstellt, dass die Daten unserer Webseiten-Besucher nur nach unseren Weisungen und in Übereinstimmung mit der DSGVO verarbeitet werden.

Server-Protokolldateien

Unsere Webseite und CookieFirst erheben und speichern automatisch Informationen in so genannten Server Log Files, die Ihr Browser automatisch an uns übermittelt. Folgende Daten werden erhoben:

• Ihr Einwilligungsstatus bzw. der Widerruf Ihrer Einwilligung
• Ihre anonymisierte IP-Adresse
• Informationen über Ihren Browser
• Informationen über Ihr Gerät
• Das Datum und die Uhrzeit Ihres Besuchs auf unserer Webseite
• Die URL der Webseite, auf der Sie Ihre Einwilligungseinstellungen gespeichert oder aktualisiert haben
• Der ungefähre Standort des Nutzers, der seine Einwilligungspräferenzen gespeichert hat
• Ein universell eindeutiger Bezeichner (UUID) des Webseiten-Besuchers, der das Banner Cookie angeklickt hat

Die von uns auf unserer Webseite verwendeten Cookies sind

Verwaltung Ihrer Cookie-Einstellungen

Beim ersten Besuch unserer Website können Sie über unser Cookie-Banner festlegen, welchen Kategorien von Cookies Sie zustimmen möchten.

Ihre Auswahl können Sie jederzeit mit Wirkung für die Zukunft ändern. Nutzen Sie hierfür den Link „Cookie-Einstellungen" im Footer/unten auf dieser Website. Dort können Sie erteilte Einwilligungen widerrufen oder zusätzliche Kategorien aktivieren.

Cookie-Einstellungen ändern

Kontaktaufnahme

Nehmen Sie Kontakt mit uns auf, verarbeiten wir zum Zwecke der Bearbeitung und Abwicklung Ihrer Anfrage folgende Daten von Ihnen: Name, Kontaktdaten - sofern von Ihnen angegeben - und Ihre Nachricht.

Rechtsgrundlage der Datenverarbeitung ist unsere Pflicht zur Vertragserfüllung und/oder zur Erfüllung unserer vorvertraglichen Pflichten gemäß Art. 6 Abs. 1 b) DSGVO und/oder unser überwiegendes berechtigtes Interesse an der Abwicklung Ihrer Anfrage gemäß Art. 6 Abs. 1 f) DSGVO.

Newsletter

Für regelmäßige Informationen und Angebote zu unserem Unternehmen bieten wir einen E-Mail-Newsletter an. Mit Ihrer Anmeldung verarbeiten wir Ihre E-Mail-Adresse und freiwillige Angaben. Zum Schutz vor Missbrauch erhalten Sie eine Bestätigungs-E-Mail (Double-Opt-In-Verfahren). Ihre Anmeldung wird mit Anmelde- und Bestätigungszeitpunkt sowie IP-Adresse protokolliert, um den Prozess rechtskonform nachweisen zu können

Rechtsgrundlage für die Versendung des Newsletters ist Ihre Einwilligung gemäß Art. 6 Abs. 1 a) DSGVO. Die Datenverarbeitung im Zusammenhang mit der Übersendung der Bestätigungs-E-Mail für Ihre Anmeldung und die damit verbundene Datenprotokollierung erfolgt gemäß Art. 6 Abs. 1 f) DSGVO aufgrund unseres berechtigten Interesses an dem Nachweis Ihrer ordnungsgemäßen Anmeldung.

Wenn Sie uns eine Einwilligung erteilen, werten wir in den Newslettern zudem aus, ob Sie den Newsletter geöffnet haben sowie das Scroll- und Klickverhalten im Newsletter. Dies erfolgt zu dem Zweck unseren Newsletter optimal auf Ihre Interessen abzustimmen und die Inhalte unseres Newsletters zu verbessern. Rechtsgrundlage für die Analyse des Newsletters ist Ihre Einwilligung gemäß Art. 6 Abs. 1 a) DSGVO.

Durchführung von Veranstaltungen

Im Rahmen Ihrer Teilnahme unseren Veranstaltungen verarbeiten wir Ihre Daten. Für die Anmeldung und Durchführung einer Veranstaltung verarbeiten wir folgende personenbezogene Daten:

• Kommunikationsdaten (z. B. Ihre E-Mailadresse, sofern Sie diese angeben)
• Name, Vorname
• Unternehmen

Die Daten werden ausschließlich für die Verwaltung Ihrer Anmeldung und Teilnahme an unseren Veranstaltungen sowie für den Versand von Informationen, Benachrichtigungen und Unterlagen im Zusammenhang mit der Veranstaltung verwendet.

Die Datenverarbeitung erfolgt zur Durchführung der Veranstaltung nach Art. 6 Abs. 1 b) DSGVO

Durchführung von Webinaren

Im Rahmen Ihrer Teilnahme an Webinaren verarbeiten wir Ihre Daten. Für die Anmeldung und Durchführung eines Webinars verarbeiten wir folgende personenbezogene Daten:

• Kommunikationsdaten (z.B. Ihre E-Mailadresse, sofern Sie diese angeben)
• Persönliche Stammdaten (sofern Sie diese angeben)
• Unternehmensdaten
• Logfiles, Protokolldaten
• Metadaten (z.B. IP-Adresse, Zeitpunkt der Teilnahme etc.).

Sofern nicht anders angekündigt, etwa im Rahmen der Einladung, werden wir keine Ton- oder Videoaufnahmen von Teilnehmer:innen zulassen, um die Anonymität zu wahren.

Darüber hinaus können weitere Daten erforderlich sein, dies ist jedoch abhängig von dem für die Durchführung des Webinars verwendeten Webinar-Tool (z.B. MS Teams, Zoom, etc.). In diesem Fall informieren wir zusätzlich im Rahmen der Anmeldung. Dabei informieren wir auch über mögliche Empfänger und ggf. Übermittlungen an Dritte.

Die Daten werden ausschließlich für die Verwaltung Ihrer Anmeldung und Teilnahme am Webinar sowie für den Versand von Informationen, Benachrichtigungen und Unterlagen im Zusammenhang mit dem Webinar verwendet.

Die Datenverarbeitung erfolgt zur Durchführung des Webinars nach Art. 6 Abs. 1 b) DSGVO.

Matomo

Einsatz funktionaler Cookies

Auf unserer Webseite nutzen wir sog. Cookies. Cookies sind kleine Textdateien, die auf Ihrem jeweiligen Endgerät (PC, Smartphone, Tablet, etc.) abgelegt und von Ihrem Browser gespeichert werden.

Wir setzen auf unserer Webseite ausschließlich technisch notwendige Sitzungs-Cookies ein. Die Nutzung von Cookies oder vergleichbarer Technologien erfolgt auf Grundlage des § 25 Abs. 2 TDDDG.

Matomo ohne Einwilligung

Zur statistischen Analyse der Besucherzugriffe auf unsere Webseite nutzen wir das Statistikprogramm Matomo.

Die statistische Analyse erfolgt anhand bereits anonymisierter Logfiles. Ein Personenbezug ist nicht herstellbar. Es werden keine Cookies eingesetzt.

Für die Analyse verarbeiten wir folgende Daten: abgerufene Webseite, die Anzahl der Besuche, Standortdaten über eine eigene geoIP-Datenbank, die Verweildauer auf der Webseite, der Browsertyp nebst Version, das von Ihnen genutzte Betriebssystem, die Referrer-URL (die zuvor besuchte Webseite) Ihre anonymisierte IP-Adresse, sowie Statistiken über Benutzeraktionen (Klick, Auswahl).

Das Programm arbeitet ausschließlich über unseren eigenen Webserver, es findet keine Datenübertragung an Dritte statt.

Die Datenverarbeitung erfolgt aufgrund unseres überwiegenden Interesses an der Messung unseres Webseitenerfolges für eine optimalen Vermarktung unseres Onlineangebotes nach Art. 6 Abs. 1 f) DSGVO.

Die Datenerhebung können Sie verhindern, indem Sie in Ihrem Browser die Do-Not-Track-Option aktivieren oder nachfolgend per Mausklick widersprechen. Wenn Sie das nachfolgende Häkchen entfernen, wird ein Opt-out-Cookie bei Ihnen gesetzt, das die Datenerhebung verhindert. Beachten Sie bitte, dass Sie das Cookie erneut setzen müssen, wenn Sie die Cookies in Ihrem Browser löschen.

Chatbot

Einsatz eines Chatbots über die Enreach DialoX Plattform

Auf unserer Website nutzen wir einen Chatbot, der von der Conversational-AI-Plattform DialoX des europäischen Anbieters Enreach bereitgestellt wird. Der Chatbot ermöglicht eine automatisierte oder halbautomatisierte Kommunikation zur Beantwortung von Anfragen, Unterstützung bei Anliegen und Weiterleitung an unsere Mitarbeitenden.

Weitere Informationen zum Datenschutz bei Enreach finden sich hier: https://enreach.de/legal/privacy-policy-dialox(Falls Enreach die Seite künftig umzieht: „Privacy Policy DialoX“, Bereich Legal.)

Verarbeitete Datenkategorien

Inhalts- und Kommunikationsdaten

• Nachrichten, die Nutzer an den Chatbot eingeben
• Antworten des Chatbots
• ggf. Dateianhänge (z. B. Bilder, PDFs)
• ggf. Sprachaufnahmen oder transkribierte Sprachinhalte (wenn aktiviert)

Nutzungs- und technische Daten

• IP-Adresse
• Browser- und Geräteinformationen
• Zeitpunkt und Dauer der Nutzung
• Spracheinstellungen
• ggf. Webtracking-Daten der Seite, auf der der Chat eingesetzt wird
• technisch erforderliche Cookies zur Wiedererkennung des Nutzers

Interne Systemdaten

• technische Logdaten
• Konfigurations- und Zugriffsprotokolle autorisierter Personen

Zwecke der Verarbeitung

• Bereitstellung des Chatbots und Kommunikation mit Nutzern
• Automatisierte Beantwortung häufiger Anfragen
• Weiterleitung von Anliegen an zuständige Stellen
• Qualitätssicherung und Verbesserung der Chatbot-Funktion
• Dokumentation im Rahmen gesetzlicher oder organisatorischer Anforderungen

Rechtsgrundlage ist je nach Art der Anfrage:

• Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO (berechtigtes Interesse an effizienter Kommunikation)
• Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO (Verarbeitung im Rahmen eines Vertragsverhältnisses)

Speicherdauer

Die Speicherdauer richtet sich nach unseren eigenen Vorgaben. Eingestellte Löschfristen in DialoX führen zur automatischen Löschung der Chatverläufe aus dem Livesystem; Backup-Daten werden nach spätestens 7 Tagen gelöscht.

Empfänger / Kategorien von Auftragsverarbeitern

Enreach B.V. (Almere, NL) betreibt die Plattform. Je nach Funktionsumfang können weitere Unterauftragsverarbeiter beteiligt sein, insbesondere:

• Google Cloud (EU-Rechenzentren, KI-Funktionen, Speech-to-Text, Übersetzung)
• Microsoft Azure (EU-Rechenzentren, KI-Funktionen)
• Twilio (EU-SMS-Infrastruktur)
• 360dialog GmbH (für WhatsApp-Registrierung; kein Zugriff auf Chat-Inhalte)
• Mailgun (E-Mail-Versand, EU-Server)
• AppSignal B.V. (Performance Monitoring)
• Zendesk (Ticketsystem im Supportfall)

Alle eingesetzten Anbieter arbeiten gemäß EU-Standardvertragsklauseln oder verfügen über eine Zertifizierung nach dem EU-U.S. Data Privacy Framework.

Externe Dienste außerhalb unserer Kontrolle (optional)

Falls der Chatbot über Drittanbieter-Kanäle genutzt wird (z. B. WhatsApp Business), besteht zusätzlich ein Vertragsverhältnis zwischen dem Verantwortlichen und dem jeweiligen Anbieter (z. B. WhatsApp Ireland Ltd.).
Enreach hat auf deren Datenverarbeitung keinen Einfluss.

4. Dauer der Datenspeicherung

Wir speichern personenbezogene Daten nur so lange, wie es für die Zwecke, für die sie verarbeitet werden, erforderlich ist oder eine von Ihnen erteilte Einwilligung von Ihnen widerrufen wurde. Soweit gesetzliche Aufbewahrungspflichten zu beachten sind, kann die Speicherdauer zu bestimmten Daten ungeachtet der Verarbeitungszwecke bis zu 10 Jahre betragen.

5. Ihre Betroffenenrechte

Auskunft

Auf Wunsch erhalten Sie jederzeit unentgeltlich Auskunft über alle personenbezogenen Daten, die wir über Sie gespeichert haben.

Berichtigung, Löschung, Einschränkung der Verarbeitung (Sperrung), Widerspruch

Sollten Sie mit der Speicherung Ihrer personenbezogenen Daten nicht mehr einverstanden oder sollten diese unrichtig geworden sein, werden wir auf eine entsprechende Weisung hin die Löschung oder Sperrung Ihrer Daten veranlassen oder die notwendigen Korrekturen vornehmen (soweit dies nach dem geltenden Recht möglich ist). Gleiches gilt, sofern wir Daten künftig nur noch einschränkend verarbeiten sollen. Ein Widerspruchsrecht steht Ihnen insbesondere in den Fällen zu, in denen Ihre Daten aufgrund der Wahrnehmung einer Aufgabe erforderlich sind, die im öffentlichen Interesse liegt oder die Datenverarbeitung aufgrund unseres berechtigten Interesses erfolgt, sowie darauf gestützten Profilings. Ebenso steht Ihnen im Falle der Datenverarbeitung zum Zwecke von Direktwerbung ein solches Widerspruchsrecht zu.

Widerrufsrecht bei Einwilligungen mit Wirkung für die Zukunft

Erteilte Einwilligungen können Sie mit Wirkung für die Zukunft jederzeit widerrufen. Durch Ihren Widerruf wird die Rechtmäßigkeit der Verarbeitung bis zum Zeitpunkt des Widerrufs nicht berührt.

Datenübertragbarkeit

Erfolgt eine Datenverarbeitung auf Grund eines Vertrages, vorvertraglicher Verhandlungen, einer Einwilligung oder mithilfe automatisierter Verfahren, so steht Ihnen das Recht auf Datenübertragbarkeit zu. Auf Antrag stellen wir Ihnen Ihre Daten in einem gängigen, strukturierten und maschinenlesbaren Format bereit, so dass Sie die Daten auf Wunsch einem anderen Verantwortlichen übermitteln können.

Einschränkung der Verarbeitung

Daten, bei denen wir nicht in der Lage sind, die betroffene Person zu identifizieren, bspw. wenn diese zu Analysezwecken anonymisiert wurden, sind nicht von den vorstehenden Rechten umfasst. Auskunft, Löschung, Sperrung, Korrektur oder Übertragung an ein anderes Unternehmen sind in Bezug auf diese Daten ggf. möglich, wenn Sie uns zusätzliche Informationen, die uns eine Identifizierung erlauben, bereitstellen.

Keine automatisierte Entscheidungsfindung

Betroffene Personen werden durch die verantwortlichen Stellen keiner automatisierten Entscheidung im Sinne des Art. 22 DSGVO ausgesetzt. Sofern dies im Einzelfall erfolgen sollte, werden Betroffene hierüber gesondert informiert.

Ausübung Ihrer Betroffenenrechte und Beschwerderecht

Bei Fragen zur Verarbeitung Ihrer personenbezogenen Daten, bei Auskünften, Berichtigung, Sperrung, Widerspruch oder Löschung von Daten oder dem Wunsch der Übertragung der Daten an ein anderes Unternehmen, wenden Sie sich bitte an info@itklub.de.

Sie haben zudem die Möglichkeit, sich wegen Ihrer Betroffenenrechte bei einer Aufsichtsbehörde zu beschweren.